Votre parent ne pouvant plus rester seul à son domicile, vous allez l’aider à chercher une place en EHPAD. Vous savez que la démarche peut être longue et délicate : choisir le « bon » EHPAD après en avoir visité plusieurs, trouver une disponibilité relativement rapide, remplir le dossier administratif, etc. ces démarches peuvent être facilitées grâce à différents outils, dont ViaTrajectoire, le service public en ligne dédié aux demandes d’admission en EHPAD. Comment utiliser ce dispositif ? Quelles tâches peut-on accomplir en ligne ? Cet article vous éclaire sur l’ensemble du service.
Qu’est-ce que ViaTrajectoire ?
ViaTrajectoire est une plateforme officielle d’orientation et de demande d’admission dans les établissements des secteurs sanitaire et médico-social. Son objectif est d’aider les personnes âgées, les familles et les professionnels à rechercher un établissement adapté.
Dans le champ du grand âge, ViaTrajectoire permet notamment aux personnes âgées de préparer une entrée en :
- EHPAD,
- Résidence autonomie,
- Unité de soins de longue durée (USLD),
- Service de soins médicaux ou de réadaptation (SMR),
- Hospitalisation à domicile.
Il est également utilisé pour les personnes en situation de handicap qui souhaitent s’inscrire dans des services spécialisés : instituts médico-éducatifs, établissements et services d’aide par le travail, foyers d’accueil médicalisés…
Le portail donne accès à un annuaire des établissements, utile pour comparer les structures selon leur localisation, leur type d’hébergement, leur capacité d’accueil et leurs principales caractéristiques.
Le service permet à la personne de remplir en ligne un dossier de demande d’admission : la personne concernée ou son proche crée un dossier de demande unique qui peut être envoyé à plusieurs structures. Les établissements consultent les informations reçues, étudient la situation et répondent directement via la plateforme.
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Comment fonctionne la demande d’admission en EHPAD avec ViaTrajectoire ?
La procédure de recherche et de dépôt du dossier de demande d’admission a été conçue pour simplifier les démarches et permettre aux personnes âgées et à leur famille de gérer leurs recherches et leur dossier de façon fluide et aisée.
Création du dossier en ligne
Tout commence par un premier accès au site officiel ViaTrajectoire. Le demandeur doit créer son dossier. La famille, un représentant légal ou un professionnel habilité peut accompagner sa démarche.
La création du dossier requiert de remplir un formulaire comprenant des informations sur la personne concernée (identité, situation familiale, adresse, numéro de téléphone, contact de référence, protection juridique éventuelle, personne de confiance et contexte de la demande).
Un numéro de dossier est alors attribué. Il permet de retrouver la demande, de la modifier, de la compléter et de la transmettre. Il est donc important de le conserver.
Bon à savoir : Plus le dossier est précis, plus les établissements peuvent évaluer rapidement si leur structure correspond au besoin. Une demande incomplète peut ralentir l’instruction ou entraîner des échanges supplémentaires.
Le volet médical du dossier
Après les informations administratives, il faut remplir le volet médical. C’est une partie essentielle du dossier admission.
La personne âgée ou sa famille doit indiquer le médecin traitant ou un médecin connaissant bien son état de santé. Ce professionnel remplit le volet médical : état de santé, pathologies, traitements, mobilité, troubles cognitifs éventuels, besoins en soins et niveau de dépendance.
Ce volet permet notamment d’indiquer si la personne doit être accueillie en EHPAD ou dans une structure plus médicalisée, comme une USLD.
Le volet administratif et social
Un volet administratif complète enfin le dossier. Il faut y préciser la situation personnelle, familiale, financière et sociale du senior.
Il inclut les ressources, les éventuelles aides financières en cours, les coordonnées des proches, le type de séjour et d’établissement souhaités ainsi que les préférences géographiques.
Le dossier peut aussi mentionner les aides financières envisagées : APA, aides au logement, aide sociale à l’hébergement, participation familiale ou autre soutien.
Ces informations aident l’établissement à comprendre le projet d’entrée et le budget possible.
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Comment choisir et contacter les établissements ?
L’étape préliminaire à une demande d’admission consiste à sélectionner l’établissement qui semble le plus pertinent pour votre proche.
Recherche via l’annuaire ViaTrajectoire
L’annuaire ViaTrajectoire recense plusieurs milliers d’établissements pour personnes âgées, de structures pour personnes handicapées et d’établissements sanitaires.
Il permet de rechercher un hébergement selon plusieurs critères (ville, type hébergement, soins dispensés, tarifs, etc.). Les familles peuvent ainsi comparer plusieurs établissements avant d’envoyer leur demande d’admission.
Cet annuaire constitue une première source d’information, mais il ne remplace pas une comparaison approfondie des établissements, notamment sur les services proposés, l’environnement, les activités ou l’accompagnement des résidents.
Envoi de la demande aux établissements
Une fois le dossier complété, il peut être directement transmis aux établissements sélectionnés via le service ViaTrajectoire. Il est fortement conseillé d’envoyer plusieurs demandes d’admission aux établissements qui semblent le mieux convenir : les listes d’attente étant souvent longues, cela permet de choisir ensuite le premier disponible.
Chaque établissement reçoit le dossier et l’étudie. Il peut demander des compléments d’information, refuser la demande, la placer en liste d’attente ou proposer une admission si une place correspond aux profils accueillis dans la structure.
La famille peut ensuite suivre l’avancée des différentes demandes, consulter les réponses directement depuis l’espace personnel du senior.
En cas de refus, il est possible de contacter l’établissement pour comprendre le motif : absence de place, soins trop lourds, dossier incomplet, unité non adaptée, ou budget incompatible. Cela permet d’ajuster la recherche.
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ViaTrajectoire : quels sont ses avantages et ses limites ?
ViaTrajectoire facilite les démarches de recherche et d’admission en EHPAD, mais il ne répond pas à tous les besoins des familles. Voici les principaux avantages de la plateforme, ainsi que ses limites à prendre en compte.
| Avantages | Limites |
|---|---|
| Un dossier unique pour plusieurs établissements. | Tous les EHPAD ne mettent pas forcément à jour leurs disponibilités en temps réel. |
| Les démarches sont centralisées sur une seule plateforme. | La plateforme ne remplace pas la visite des établissements ni les échanges avec leurs équipes. |
| Les familles peuvent suivre l’avancement de leurs demandes en ligne. | Certaines situations nécessitent encore des échanges directs avec les établissements ou les professionnels de santé. |
| Le service est gratuit et sécurisé. | La création du dossier peut demander du temps, notamment pour compléter le volet médical. |
En pratique, de nombreuses familles commencent par comparer plusieurs EHPAD afin d’identifier les établissements susceptibles de répondre aux besoins de leur proche. Elles peuvent notamment s’appuyer sur notre annuaire des maisons de retraite pour affiner leur sélection, avant d’utiliser ViaTrajectoire pour déposer leurs demandes d’admission.
FAQ
ViaTrajectoire est-il obligatoire pour entrer en EHPAD ?
ViaTrajectoire est de plus en plus utilisé pour les demandes d’admission, mais il n’est pas toujours le seul mode possible. Les établissements acceptent encore le dossier papier ou un contact direct.
Peut-on faire une demande sans internet ?
Oui. Une personne sans internet peut demander de l’aide à un proche, à un travailleur social, au CCAS, à un établissement ou à un professionnel de santé. Il existe aussi un dossier unique papier de demande d’admission en EHPAD.
Combien de temps prend une demande d’admission ?
Le délai dépend de la disponibilité des places, de l’urgence, du profil médical du demandeur, de son budget et de la zone recherchée.
Peut-on envoyer plusieurs demandes en même temps ?
Oui. C’est même l’un des intérêts du dossier ViaTrajectoire. Une fois le dossier complété, il peut être envoyé à plusieurs établissements, ce qui augmente les chances de trouver une place adaptée.
Qui remplit le volet médical ?
Le volet médical doit être complété par le médecin traitant ou un médecin connaissant bien l’état de santé de la personne. Cette partie permet à l’EHPAD d’évaluer les besoins en soins, le niveau d’autonomie et la compatibilité avec l’établissement.
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