Il est temps pour votre proche d’entrer en EHPAD. Cette étape est marquée par une série de démarches administratives incontournables. Qu’il s’agisse de constituer un dossier, de gérer un changement d’adresse ou encore de demander des aides financières, chaque formalité doit être correctement remplie pour assurer une admission dans les meilleures conditions et dans des délais convenables. Voici les 7 étapes administratives à ne pas rater.

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1. Constituer le dossier d’admission en EHPAD

Toute procédure commence par la constitution du dossier d’admission en EHPAD, un formulaire national standardisé. Il comprend :

  • Un volet administratif : informations personnelles, coordonnées, ressources, situation familiale.
  • Un volet médical : rempli par le médecin traitant, il décrit l’état de santé, les traitements en cours et le niveau de dépendance (GIR).

Voici les documents à fournir pour une entrée en EHPAD :

  • Pièce d’identité
  • Carte Vitale
  • Relevé d’identité bancaire (RIB)
  • Dernier avis d’imposition
  • Attestation de mutuelle
  • Justificatifs de pensions ou de revenus

Ce dossier est essentiel pour initier toute demande d’admission et évaluer l’éligibilité aux aides sociales. 

👉Téléchargez le dossier d’admission en EHPAD (PDF).

Senior constituant son dossier d'admission en EHPAD

2. Déposer des demandes auprès de plusieurs établissements

Il est fortement conseillé d’envoyer le dossier à plusieurs établissements, notamment via le portail ViaTrajectoire. Cela permet d’anticiper le temps d’attente pour entrer en EHPAD, qui peut être long dans certaines régions, en particulier en Île-de-France ou dans les grandes villes.

Bon à savoir : accompagner le dossier d’une lettre personnalisée peut aider à appuyer la demande. Parfois, une visite préalable ou un échange téléphonique est aussi proposé avant l’étude complète du dossier.

4. Attendre la réponse : acceptation ou refus

Une fois la demande reçue, l’équipe pluridisciplinaire de l’EHPAD examine le dossier. Plusieurs motifs de refus d’admission en EHPAD peuvent être évoqués :

  • L’établissement n’est pas en capacité d’accueillir certaines pathologies ou troubles du comportement.
  • Le niveau de dépendance est trop léger ou trop élevé par rapport à la prise en charge possible.
  • Le manque de place.

En cas d’acceptation, l’établissement propose un entretien d’admission au cours duquel la direction et le personnel soignant rencontrent le futur résident et/ou sa famille. C’est également l’occasion d’aborder les aspects pratiques et de préparer l’accueil.

5. Signer le contrat de séjour en EHPAD

Une fois la place confirmée, l’EHPAD transmet un contrat de séjour à signer avant l’entrée. Ce document juridique encadre l’ensemble des modalités d’hébergement :

  • Durée du séjour (temporaire ou permanent)
  • Si l’établissement en dispose, l’accès à une unité de soins spécialisée (maladie d’Alzheimer, troubles cognitifs, etc.)
  • Prestations proposées
  • Coût journalier
  • Modalités de résiliation
  • Règlement intérieur

Lisez attentivement ce contrat : il constitue un engagement mutuel entre le résident et l’établissement, et peut être complété par une annexe détaillant le projet d’établissement ou EHPAD.

6. Réaliser les démarches de changement d’adresse

L’entrée en EHPAD implique un véritable déménagement, et donc un certain nombre de démarches administratives liées au changement d’adresse. Dans ce contexte, il est important d’informer rapidement :

  • La caisse de retraite
  • La Sécurité sociale
  • Les banques
  • Les mutuelles et assurances
  • Les impôts
  • La mairie (pour la procuration de vote, notamment)

Cette étape garantit la continuité des droits et des prestations de votre parent. Certaines démarches peuvent se faire en ligne, mais un accompagnement par la famille ou un travailleur social est parfois nécessaire.

7. Monter un dossier d’aides financières

Une fois l’admission confirmée, il est temps de constituer les demandes d’aides financières. Le coût d’hébergement de l’établissement est élevé pour de nombreuses familles. En effet, il s’élève entre 1 800 et 3 000 euros par mois. Sachez que le service d’action sociale de la mairie ou du département peut vous accompagner gratuitement pour compléter les dossiers d’aide.

Voici les aides financières les plus demandées :

  • APA en établissement (Allocation personnalisée d’autonomie) : elle finance en partie le tarif dépendance.
  • Aide sociale à l’hébergement (ASH) : attribuée sous condition de ressources, elle peut couvrir une partie des frais.
  • Aides locales (départements, caisses de retraite complémentaires, mutuelles).
  • Aide au logement (APL ou ALS) : sous conditions, elle peut être attribuée si l’établissement est conventionné.

Bon à savoir : dans le cadre d’une demande d’aide sociale à l’hébergement, l’administration peut solliciter la participation financière des enfants du résident, selon le principe d’obligation alimentaire. Cette participation est calculée en fonction des ressources de chaque membre de la famille.

Senior qui monte un dossier d'aides financières pour entrer en EHPAD

Comment se passe l’entrée en EHPAD ?

Une fois le dossier finalisé, l’établissement planifie l’accueil du nouveau résident. Un exemple de procédure d’admission en EHPAD inclut souvent :

  • une visite de la chambre ;
  • un échange avec l’équipe soignante ;
  • la remise du livret d’accueil. 

Si vous le pouvez, venez avec votre proche pour visiter l’EHPAD avant de signer le contrat. Cela lui permettra de voir si le lieu lui semble être adapté à ses besoins, de sentir l’ambiance et de se projeter, tout simplement.

Cette phase, même lorsqu’elle est bien organisée, peut être source d’appréhension. L’entrée en EHPAD, sur le plan psychologique, est souvent vécue comme un bouleversement : soyez à l’écoute de votre proche âgé et communiquez avec lui pour comprendre ses peurs, ses attentes et le rassurer face à ce changement de vie. 

Un accompagnement bienveillant peut grandement faciliter son adaptation dans ce nouvel environnement.

Et après ? Un suivi administratif régulier

L’entrée en EHPAD ne clôt pas les démarches : elle ouvre une nouvelle phase où un suivi administratif régulier est nécessaire : 

  • mise à jour des ressources ;
  • renouvellement des aides ;
  • suivi du dossier médical,
  • etc.

Ces démarches contribuent à maintenir un bon niveau de prise en charge au quotidien.

Bon à savoir : selon les données de la CNSA, l’espérance de vie après une entrée en EHPAD est en moyenne de 2 à 3 ans. Cependant, elle varie fortement selon l’état de santé initial et la qualité de l’environnement dans lequel il vit. Choisir un EHPAD adapté aux besoins de votre proche et bien vous organiser en amont permet d’augmenter son confort de vie.

Bien s’organiser pour mieux accompagner les personnes âgées

L’entrée en maison de retraite médicalisée repose sur des démarches administratives précises et il est préférable de vous y prendre à l’avance pour avoir une place au bon moment. Placer un proche en EHPAD n’est jamais une décision facile, mais avec une bonne préparation, vous pouvez alléger le poids des formalités et surtout, lui offrir une transition plus sereine.

En moyenne, il faut s’y prendre 3 à 6 mois à l’avance, voire davantage là où la demande est forte. Cela vous laisse le temps de constituer le dossier, de contacter plusieurs établissements et de faire une demande d’aides financières si nécessaire.