Vous commencez à chercher une place en EHPAD pour votre mère de 83 ans, qui ne peut plus vivre seule à son domicile. Vous ne savez pas trop comment procéder, et souhaitez conclure rapidement votre démarche. Afin d’éviter des refus dans les établissements qui vous intéressent, voici nos conseils pour limiter les erreurs susceptibles de vous faire perdre beaucoup de temps.
Pourquoi un dossier d’admission en EHPAD peut-il être refusé ?
Le manque de places dans les hébergements pour personnes âgées dépendantes est récurrent depuis des années. C’est pourquoi il est important de connaître leur fonctionnement et leurs impératifs.
Les critères des établissements
Un EHPAD peut refuser une demande pour de multiples raisons. La première concerne ses propres critères de recrutement. Les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes évaluent notamment chez la personne âgée qui souhaite devenir résidente :
- Son niveau de dépendance GIR ;
- Ses besoins en services de soins ;
- La sévérité de ses troubles cognitifs ou comportementaux ;
- Les risques de chute ou de fugue ;
- La cohérence entre le projet de l’EHPAD et les besoins et attentes du senior.
Certains EHPAD accueillent des personnes en dépendance légère. D’autres sont spécialisés dans des troubles spécifiques. Certains disposent aussi d’unités dédiées, comme les unités Alzheimer, les unités renforcées ou les unités de soins de longue durée (USLD).
L’importance du dossier administratif
Le dossier de demande d’admission en EHPAD doit être complet, lisible et cohérent. Il doit en particulier comporter une lettre du médecin traitant ou d’un autre médecin justifiant la demande de placement et expliquant l’état de santé de la personne âgée.
La demande doit être remise sous pli confidentiel à l’établissement.
C’est sur ce dossier que l’établissement va statuer de l’éligibilité du demandeur. Il vient s’inscrire en compétition avec d’autres candidats. Chaque élément compte pour hiérarchiser les demandes. In fine, le dossier sera placé en tête de liste, inscrit sur liste d’attente ou rejeté
Voici les cinq erreurs à ne pas commettre pour optimiser les chances que la personne âgée soit acceptée dans un EHPAD.
Erreur n° 1 : un dossier d’admission incomplet
Le dossier d’admission qui ne comporte pas toutes les pièces demandées peut faire perdre une opportunité. Cela oblige les services administratifs de l’établissement à effectuer une relance au demandeur pour réclamer le ou les documents et renseignements requis.
Un dossier complet doit comprendre :
- Le dossier national d’admission (formulaire commun à tous les établissements) incluant une partie purement médicale, remplie par le médecin traitant, et une partie administrative autour de l’état civil et des revenus du demandeur ;
- Un justificatif d’identité ;
- Les documents de prise en charge de santé : attestation de la Sécurité sociale, mutuelle santé ;
- Un justificatif de domicile ;
- Des documents relatifs aux finances : dernier avis d’imposition et tout autre document précisant les données sur les ressources renseignées dans le dossier d’admission, ainsi qu’un RIB ;
- Le dossier médical du demandeur recensant ses pathologies, ses traitements, son historique médical…
Souvent surchargés, les services administratifs des EHPAD peuvent mettre le dossier en veille pour traiter les opérations urgentes. D’où un allongement des délais pour que le dossier soit complet, et la possibilité qu’un autre dossier passe avant.
Pour éviter les oublis, préparez une liste et cochez chacun des justificatifs demandés.
LIRE AUSSI : Les 10 documents nécessaires pour l’admission en EHPAD
Erreur n° 2 : une mauvaise évaluation de la dépendance
Souvent la personne âgée qui souhaite emménager en EHPAD est déjà en perte d’autonomie sensible. Elle a pu rester à son domicile jusqu’alors grâce à des aides, pour lesquelles elle a passé une évaluation.
Cette évaluation détermine son degré de perte d’autonomie sur l’échelle AGGIR. Le senior doit se situer à un niveau GIR 4, 3, 2 ou 1 pour être éligible à l’APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie).
Lorsque la situation de la personne se détériore, le réflexe de la famille est de rechercher directement une place en EHPAD. Et de remplir un dossier indiquant encore le GIR de la dernière évaluation.
Si le dossier classe toujours le senior en GIR 4 alors qu’il est plutôt GIR 3 ou GIR 2, l’établissement peut découvrir trop tard que les besoins dépassent ses capacités. En effet, à l’entrée du nouveau résident, une évaluation de son GIR est effectuée par le médecin coordonnateur de l’établissement.
Un écart entre le GIR attendu et celui évalué sur place peut valoir refus d’admission car :
- Cela a une répercussion sur le tarif ;
- Un état plus dépendant nécessite un accompagnement plus important, sollicitant ainsi plus de personnel.
Il est donc prudent de demander une nouvelle évaluation avant l’entrée en EHPAD et la rédaction du dossier de demande d’admission.
Erreur n° 3 : retarder la constitution du dossier
Peu de familles souhaitent voir leur proche emménager en EHPAD. Il y a une sorte de déni qui les conduit à attendre une situation d’urgence pour commencer la constitution d’un dossier de demande.
Or, c’est justement quand la situation devient critique qu’il faut aller vite et trouver une place le plus rapidement possible. Les délais d’admission en EHPAD varient selon les régions, les tarifs, le type d’établissement, la présence d’unités spécialisées et la tension locale. Si certains EHPAD peuvent répondre rapidement, d’autres ont des listes d’attente sur plusieurs années.
Afin de ne pas perdre d’opportunités et de pouvoir choisir l’EHPAD le mieux adapté à la personne âgée comme à son entourage, il est vivement conseillé de préparer le dossier dès que le maintien à domicile devient fragile. Commencer en amont à repérer les établissements correspondant le mieux aux attentes de chacun et rassembler les pièces justificatives sont des précautions indispensables
Erreur n° 4 : choisir des établissements inadaptés
Dans l’urgence, le critère essentiel est souvent de trouver une place, quel que soit l’établissement. C’est une lourde erreur.
Un établissement peut être de bon niveau, mais inadapté à une situation donnée. Par exemple :
- Des troubles sévères de la mémoire sans unité protégée ;
- Un besoin de soins trop important ;
- Des risques de fugue ou de mise en danger élevés ;
- Un budget incompatible avec le tarif de l’EHPAD ;
- Une localisation freinant les capacités de visite des proches…
Prendre la première admission disponible, c’est s’exposer :
- Soit à un refus automatique,
- Soit, en cas d’admission, à un inconfort de la personne âgée, voire des proches. Cela peut conduire à utiliser ce premier placement comme un hébergement temporaire en attendant de trouver mieux. Cela veut dire faire revivre à son proche un nouveau déménagement, difficile à gérer à son âge.
LIRE AUSSI : Inscription en EHPAD : Faut-il passer par un professionnel ?
Erreur n° 5 : négliger le suivi du dossier
Pourquoi cherche-t-on une place en EHPAD ? Pour permettre à une personne âgée de vivre au mieux grâce à un environnement et un personnel investis pour participer à son bien-être.
Un dossier, fut-il particulièrement détaillé, ne donne aucune dimension humaine à la demande. Il faut donc faire connaître et reconnaître le demandeur par les décideurs et le personnel de l’établissement.
Une première visite au moment du dépôt du dossier, avec rencontre de membres du personnel, est un atout.
Ensuite, il faut suivre le dossier en effectuant des relances régulières par téléphone, éventuellement en revenant visiter, ou en envoyant de nouvelles pièces attestant de l’urgence de la situation.
Il arrive que les établissements oublient des dossiers, pour cause de surcharge. La relance permet d’éviter ces oublis et de remettre le dossier en haut de la pile.
Une relance polie montre que la famille est disponible, organisée et motivée.
FAQ
Pourquoi un dossier d’admission en EHPAD est-il refusé ?
Un dossier peut être refusé par manque de place, dossier incomplet, besoins de soins trop importants, niveau de dépendance incompatible ou parce que l’établissement est inadapté à la situation.
Quels documents sont indispensables pour une admission ?
Un formulaire administratif de demande, un volet médical sous pli confidentiel, une pièce d’identité, un avis d’imposition, une attestation de droits, une mutuelle et les coordonnées des proches.
Comment accélérer l’entrée en EHPAD ?
Préparez un dossier complet, faites plusieurs demandes, relancez régulièrement, acceptez une solution temporaire si besoin et ciblez des établissements adaptés au niveau de dépendance.
Qui décide de l’admission en établissement ?
L’admission est décidée par l’établissement, souvent après analyse administrative, avis médical, disponibilité d’une place et vérification de l’adéquation entre les besoins de la personne et les capacités de l’EHPAD.
Peut-on faire plusieurs demandes en même temps ?
Oui. C’est même recommandé pour augmenter les chances d’obtenir une place. Le dossier national unique peut être utilisé pour plusieurs établissements.
Laissez un commentaire