Préparer l’entrée de son parent en EHPAD demande de réunir plusieurs documents, mais il n’est pas toujours évident de savoir lesquels sont nécessaires. Entre les pièces administratives, les justificatifs de ressources et les informations liées à sa situation, la constitution du dossier peut vite devenir complexe. Pour éviter les oublis et faciliter les démarches, voici les documents à prévoir pour préparer sereinement une admission en EHPAD.
Quels documents sont obligatoires pour une admission en EHPAD ?
Avant toute admission, l’établissement constitue un dossier permettant de vérifier l’identité du futur résident, son état de santé et sa situation administrative. Voici les pièces à fournir pour votre dossier d’admission en EHPAD.
Pièce d’identité et livret de famille
L’EHPAD demande toujours un justificatif d’identité valide :
- carte nationale d’identité ;
- passeport ;
- titre de séjour si nécessaire.
Le livret de famille peut également être demandé afin de confirmer certaines informations concernant la situation familiale.
Dossier médical et évaluation de l’autonomie
Le volet médical est indispensable pour évaluer les besoins liés à la perte d’autonomie. Il comprend :
- le certificat médical rempli par le médecin traitant ;
- le volet médical du dossier d’admission ;
- les traitements en cours ;
- les comptes rendus récents d’hospitalisation, lorsqu’ils existent.
Ces informations permettent à l’établissement de déterminer si l’hébergement correspond à l’état de santé de la personne.
Formulaire d’admission en établissement
Chaque EHPAD remet un dossier d’admission à compléter. Vous devrez notamment renseigner :
- les coordonnées de la personne âgée ;
- la personne à contacter en cas d’urgence ;
- le médecin traitant ;
- les informations relatives à la couverture sociale.
Bon à savoir : certains établissements proposent désormais l’admission en EHPAD en ligne, ce qui facilite les démarches.
Justificatifs administratifs de base
D’autres pièces sont régulièrement demandées :
- carte Vitale et attestation de droits ;
- justificatif de domicile ;
- attestation de mutuelle ;
- relevé d’identité bancaire (RIB) ;
- copie d’une éventuelle mesure de protection juridique.
Si votre mère bénéficie d’une mesure de protection juridique, le justificatif correspondant pourra être demandé.
LIRE AUSSI : Les 10 documents nécessaires pour l’admission en EHPAD.
Quels justificatifs financiers sont réellement demandés ?
Une fois le dossier administratif constitué, l’établissement vérifie la situation financière du futur résident. Ces informations servent à étudier le financement de l’hébergement et les éventuelles aides.
Revenus et ressources du demandeur
L’EHPAD demande les justificatifs de ressources. Il peut s’agir :
- des pensions de retraite ;
- des pensions de réversion ;
- des revenus locatifs ;
- d’autres revenus réguliers.
L’objectif est d’évaluer la capacité de financement de l’hébergement. Par exemple, une personne percevant une retraite de base et une retraite complémentaire devra fournir les justificatifs des deux organismes.
Avis d’imposition ou de non-imposition
L’avis d’imposition est presque toujours demandé. Il permet notamment de vérifier :
- les revenus déclarés ;
- le domicile fiscal ;
- certaines informations utiles pour l’étude des aides financières.
En cas de non-imposition, l’avis correspondant reste demandé.
Déclarations de pensions et retraites
Les relevés de pensions complètent l’avis d’imposition. Les établissements peuvent demander :
- les notifications de retraite ;
- les derniers relevés de versement ;
- les justificatifs d’autres prestations perçues.
Ces documents pour une entrée en EHPAD permettent d’obtenir une vision actualisée des ressources.
Situation bancaire et comptes à déclarer
Une question revient régulièrement : faut-il transmettre tous ses comptes bancaires ? Dans la majorité des situations, l’EHPAD ne réalise pas un inventaire complet des comptes bancaires. En revanche, certains justificatifs peuvent être demandés dans le cadre d’une demande d’aide sociale à l’hébergement (ASH) ou pour vérifier la capacité de paiement.
Ainsi, selon les démarches engagées, il peut être nécessaire de fournir :
- un RIB ;
- des relevés bancaires récents ;
- des informations sur certains placements.
Les exigences varient selon les établissements et selon les aides sollicitées.
LIRE AUSSI : EHPAD : 5 erreurs qui peuvent coûter l’admission de votre proche et comment les éviter pour sécuriser sa place
Faut-il déclarer son patrimoine et ses biens ?
Le patrimoine soulève aussi beaucoup d’interrogations. Une confusion existe souvent entre les revenus perçus chaque mois et les biens possédés.
Notion de patrimoine pris en compte
Le patrimoine comprend notamment :
- une résidence principale ;
- une résidence secondaire ;
- des terrains ;
- des placements financiers ;
- certains contrats d’épargne.
Le patrimoine peut être demandé dans certaines situations, notamment lors d’une demande d’aide financière. En revanche, posséder des biens ne constitue pas un obstacle à l’entrée en EHPAD.
Différence entre revenus et biens immobiliers
Les revenus servent principalement à financer les frais d’hébergement. Le patrimoine correspond aux biens détenus par la personne.
Pour bien comprendre, voici un exemple simple : votre mère possède sa maison sans percevoir de revenus locatifs. Cette maison fait partie de son patrimoine, alors que sa retraite constitue son revenu.
Cette distinction est importante, car certaines aides tiennent compte des revenus, du patrimoine, ou des deux, selon les dispositifs concernés.
Impact sur les aides et le financement de l’hébergement
Le patrimoine peut être examiné lors d’une demande d’aides financières, notamment pour :
- l’aide sociale à l’hébergement (ASH) ;
- certaines prestations versées par le conseil départemental.
L’Allocation personnalisée d’autonomie (APA), destinée à couvrir une partie des dépenses liées à la dépendance, répond à ses propres règles d’attribution. Elle ne repose pas uniquement sur la valeur du patrimoine.
Chaque situation reste étudiée individuellement.
Cas particuliers selon les établissements
Tous les établissements ne demandent pas exactement les mêmes justificatifs. Un EHPAD privé peut demander certains documents complémentaires liés au règlement des frais. En cas de demande d’aide sociale à l’hébergement (ASH), des pièces supplémentaires peuvent être nécessaires : le conseil départemental étudie alors la situation financière de la personne, notamment ses ressources et son patrimoine.
Comment préparer un dossier complet sans oublier de justificatifs ?
Une bonne organisation vous permettra de gagner du temps et d’éviter des retards dans l’admission. En effet, le plus important est que votre proche soit pris en charge au moment où il en a besoin, plutôt que dans une situation d’urgence.
Vérifier les pièces demandées par l’établissement
Chaque EHPAD remet une liste précise des documents à fournir. Avant d’envoyer votre dossier, prenez quelques minutes pour vérifier que chaque justificatif est présent. Pour vous aider, voici les documents à préparer absolument pour faciliter votre admission en EHPAD.
Anticiper les documents financiers
Certaines administrations mettent plusieurs jours à transmettre un duplicata. Pensez à récupérer rapidement :
- le dernier avis d’imposition ;
- les justificatifs de retraite ;
- les attestations utiles aux demandes d’aides.
Si votre parent change de domicile fiscal ou vend son ancien logement, prévoyez également les documents correspondants.
Préparer des copies récentes
Les établissements demandent des copies lisibles et récentes. Conservez un dossier numérique ainsi qu’un dossier papier. Vous organiser de la sorte facilitera les échanges si vous contactez plusieurs EHPAD.
Demander de l’aide si nécessaire
Les démarches administratives peuvent sembler longues lorsque l’on accompagne un proche. Vous pouvez être aidé par :
- le service administratif de l’EHPAD ;
- le centre communal d’action sociale (CCAS) ;
- le conseil départemental ;
- un travailleur social.
Un accompagnement permet de vérifier que le dossier d’admission EHPAD est complet avant son dépôt.
FAQ – Justificatifs de revenus et documents pour une entrée en EHPAD
Comment constituer un dossier EHPAD ?
Pour constituer un dossier EHPAD, il faut réunir les informations essentielles sur le résident et sa situation. Il peut inclure des éléments administratifs, médicaux et financiers nécessaires à l’étude de la demande.
Quels documents faut-il pour entrer en EHPAD ?
Le dossier comprend une pièce d’identité, le livret de famille si besoin, le formulaire d’admission, le volet médical, la carte Vitale, une attestation de mutuelle, un justificatif de domicile, un RIB ainsi que plusieurs justificatifs de ressources.
Doit-on déclarer tous ses revenus ?
Oui, les revenus réguliers doivent être déclarés afin d’évaluer le financement de l’hébergement et les droits éventuels aux aides financières. Les retraites, pensions et autres ressources sont habituellement demandées.
Le patrimoine est-il pris en compte ?
Le patrimoine peut être examiné dans le cadre de certaines aides, notamment l’aide sociale à l’hébergement. Son existence ne remet pas en cause l’admission en EHPAD.
Quelles aides pour payer un EHPAD ?
Selon votre situation, plusieurs dispositifs peuvent être mobilisés : l’Allocation personnalisée d’autonomie (APA), l’aide sociale à l’hébergement (ASH), certaines aides au logement (APL ou ALS selon les situations) ainsi que des avantages fiscaux, comme la réduction d’impôt sur une partie des dépenses d’hébergement.
Combien de temps prend un dossier d’admission ?
Lorsque toutes les pièces sont réunies, le dossier peut être étudié en quelques jours ou quelques semaines selon les places disponibles, le fonctionnement de l’établissement et les demandes d’aides associées. Préparer les justificatifs en amont permet de limiter les délais.
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