Votre parent commence à rencontrer des difficultés pour se lever seul, préparer ses repas ou gérer certaines tâches du quotidien. Dans ces moments, l’entrée en EHPAD peut faire peur, mais c’est peut-être aujourd’hui la meilleure manière de lui assurer des soins adaptés, un environnement sûr et confortable. Vous en venez alors naturellement à vous demander comment se passe l’admission. Dans cet article, nous vous expliquons comment faire un dossier pour entrer en EHPAD.

Trouver un EHPAD

Définition et rôle d’un EHPAD

Un EHPAD (Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes) propose un hébergement permanent ou temporaire pour les personnes âgées qui ont besoin d’aide pour les gestes du quotidien, ainsi que de soins médicaux et paramédicaux.

Au sein de l’établissement, les personnes âgées y trouvent des activités favorisant la vie sociale et le bien-être. L’objectif est que la vie continue dans un cadre rassurant, adapté à leur santé, et qui encourage les échanges et le lien social au quotidien.

Certains EHPAD disposent d’unités de soins adaptées aux personnes ayant un degré de perte d’autonomie important, notamment en cas de maladie d’Alzheimer ou de troubles apparentés.

Senior qui s'épanouie en EHPAD avec une aide soignante

Conditions générales d’entrée

Avant de commencer la procédure, vérifiez que votre proche peut être accueilli. Voici les conditions d’admission en EHPAD :

  • âge : l’EHPAD accueille des personnes âgées de 60 ans et plus ;
  • niveau de dépendance : il doit être évalué pour déterminer si un hébergement pour personnes dépendantes (EHPAD) est vraiment nécessaire ou si un maintien à domicile est possible ;
  • consentement : votre parent doit être d’accord, sauf s’il est sous tutelle ou curatelle, où le représentant légal signe le dossier ;
  • état de santé : l’état de santé de votre proche doit être compatible avec l’accompagnement et les soins que l’EHPAD peut assurer, après évaluation par le médecin traitant et le médecin coordonnateur de l’établissement.

Bon à savoir : il n’est pas nécessaire d’attendre une perte d’autonomie très importante pour envisager une admission en EHPAD ; anticiper les démarches vous permet d’avoir plus de choix d’établissements et d’éviter une entrée en urgence après une hospitalisation.

Le dossier d’admission

Le dossier d’admission en EHPAD est l’outil clé pour officialiser l’admission de votre proche et organiser son séjour. Il s’agit d’un dossier unique, rempli par la personne âgée ou son représentant légal, qui ne doit être complété qu’une seule fois. Si vous considérez plusieurs établissements, il vous suffit ensuite d’en faire des copies pour chaque demande.

Le formulaire Cerfa

Le Cerfa n°14732*03 est le formulaire officiel à remplir pour l’admission en maison de retraite. Il comporte plusieurs sections :

  • l’identité et les coordonnées du futur résident ;
  • les contacts familiaux et le représentant légal ;
  • la situation sociale et les aides financières, les ressources et prestations éventuelles ;
  • les motifs de la demande et le type d’hébergement pour personne dépendante souhaité.

Le formulaire Cerfa 14732*03 peut être obtenu de différentes façons : directement auprès de l’établissement qui vous intéresse, au CCAS de votre mairie ou en ligne (à télécharger et imprimer).

Pour que le dossier d’inscription en EHPAD soit traité rapidement, complétez chaque section avec soin et vérifiez bien toutes les informations avant envoi. Si besoin, demandez de l’aide au CCAS de votre mairie, à une association spécialisée dans l’accompagnement des familles, ou au personnel de l’établissement.

Bon à savoir : le volet administratif de quatre pages du Cerfa peut être rempli par le résident ou son représentant légal.

Le dossier médical

Le dossier d’inscription en EHPAD inclut un questionnaire médical de quatre pages, à remplir par le médecin traitant ou par un autre médecin du futur résident. Il sert à évaluer son état de santé et à définir la prise en charge médicale la mieux adaptée. 

Concrètement, il comprend les traitements en cours et des informations sur la mobilité et l’autonomie. Le document doit être placé sous pli confidentiel et est ensuite validé par le médecin coordonnateur de l’établissement.

Les autres pièces administratives

Le futur résident doit également fournir plusieurs documents, qui peuvent varier selon sa situation. Voici la liste des documents nécessaires pour constituer le dossier d’admission en EHPAD :

  • la pièce d’identité de la personne âgée ;
  • la carte Vitale et l’attestation de sécurité sociale ;
  • une photocopie du livret de famille ; 
  • un justificatif de domicile ;
  • une copie de la mutuelle ou couverture santé ;
  • une éventuelle dérogation si la personne a moins de 60 ans ;
  • une copie de la décision du juge si votre proche est sous protection juridique ;
  • une notification de l’APA s’il en est bénéficiaire ;
  • un relevé de ressources et le dernier avis d’imposition.

Les démarches d’admission

Pour effectuer une demande d’admission en EHPAD, plusieurs options existent : la démarche papier traditionnelle par courrier et la démarche d’admission en ligne via une plateforme dédiée.

Le choix dépend à la fois de l’organisation des établissements visés et de vos habitudes.

La voie numérique facilite l’envoi à plusieurs structures et le suivi du dossier, tandis que l’envoi postal reste préférable pour les personnes peu à l’aise avec Internet et habituées aux démarches par courrier.

Senior et son aidante qui font la démarche d’admission en ligne via une plateforme dédiée

Les démarches papier

Pour une pré-admission classique, vous devez :

  • envoyer le dossier d’admission en EHPAD par lettre recommandée avec accusé de réception ;
  • vérifier que tous les volets médicaux et documents sont complets ;
  • joindre une lettre expliquant la situation de votre proche âgé.

Cette méthode reste également adaptée aux établissements qui ne gèrent pas encore leurs admissions via une plateforme numérique dédiée.

Les démarches en ligne (ViaTrajectoire)

Avec ViaTrajectoire, vous pouvez :

  • créer un dossier numérique sécurisé ;
  • envoyer le dossier d’admission en EHPAD à plusieurs établissements en même temps ;
  • suivre l’état de la pré-admission en temps réel ;
  • réduire les délais et garantir la traçabilité des dossiers d’admission en EHPAD.

Faire vos démarches d’admission en ligne pour un EHPAD est aujourd’hui la solution la plus rapide et la plus pratique.

Conseils pratiques

Pour que l’admission de votre proche se passe le mieux possible, voici quelques conseils à suivre avant d’envoyer le dossier.

  • anticipez les délais : certains EHPAD peuvent avoir de longues listes d’attente ;
  • vérifiez toutes les informations et volets médicaux avant de transmettre le dossier pour éviter tout retard dans le traitement de la demande ;
  • planifiez une visite pré-admission pour familiariser votre proche avec son futur environnement.

Attention : dans les résidences publiques et les EHPAD aux tarifs les plus bas, les délais d’attente peuvent dépasser six mois. 

En revanche, dans le secteur privé, les résidences récentes et de plus grande taille offrent souvent davantage de places, avec une admission possible en moins d’un mois après dépôt d’un dossier complet.

Après l’envoi du dossier

Votre dossier est prêt et envoyé ? Voici ce qui se passe ensuite.

Réception et traitement

Une fois le dossier d’admission en EHPAD transmis :

  • l’EHPAD confirme la réception ;
  • les documents sont analysés par le médecin coordonnateur de l’établissement et l’équipe administrative ;
  • la demande est classée selon la disponibilité et le degré de perte d’autonomie de votre parent.

Organisation de l’entrée

Lorsqu’une place en EHPAD est disponible :

  • une visite de pré-admission est proposée pour préparer votre parent ;
  • la signature du contrat de séjour est prévue, détaillant les soins et services ;
  • l’établissement procède à l’aménagement de la chambre, à la rencontre avec les professionnels de santé sur place et à la planification du programme de soins.

Bon à savoir : il n’est pas nécessaire de déposer un dossier de demande d’admission en EHPAD pour pouvoir visiter la résidence qui vous intéresse.

Les aides financières et aspects pratiques

L’entrée en EHPAD implique des coûts et certaines démarches administratives, mais plusieurs aides financières peuvent alléger le reste à charge et faciliter l’organisation du séjour de votre proche.

Aide Sociale à l’Hébergement (ASH)

L’aide sociale à l’hébergement (ASH) peut couvrir une partie du coût de l’hébergement pour les personnes âgées aux ressources limitées. La demande se fait auprès du service social du conseil départemental.

Allocation Personnalisée d’Autonomie (APA)

L’allocation personnalisée d’autonomie (APA) finance les soins et services nécessaires à la perte d’autonomie. Elle peut intervenir sur le coût du séjour ou sur des services complémentaires. Cependant, elle ne prend pas en charge les frais d’hébergement en EHPAD.

Pensez à vous y prendre à l’avance, idéalement avant l’entrée en établissement, afin de pouvoir profiter des aides financières au bon moment.

FAQ – Dossier d’admission en EHPAD

Quels sont les critères pour entrer en EHPAD ?

Pour entrer en EHPAD, la personne doit avoir l’âge requis (+ de 60 ans sauf dérogation), présenter une perte d’autonomie et un état de santé nécessitant un suivi.

Quels documents constituent le dossier d’admission en EHPAD ?

Le dossier comprend le formulaire Cerfa, le volet médical, les justificatifs d’identité, la carte Vitale et les attestations ou relevés financiers.

Qu’est‑ce que le formulaire Cerfa et comment le remplir ?

Le Cerfa est le formulaire officiel d’admission en EHPAD. Il comporte un volet administratif à remplir par le demandeur ou son entourage et un volet médical à faire compléter et signer par le médecin traitant.

Peut-on envoyer son dossier à plusieurs EHPAD en même temps ?

Oui, il est possible de l’envoyer à plusieurs établissements, notamment via ViaTrajectoire. Cela augmente les chances de trouver une place et cela permet de suivre facilement les demandes.

Quel est le rôle du médecin dans le dossier d’admission ?

Le médecin traitant remplit le volet médical, qui permet au médecin coordonnateur de l’établissement d’organiser la prise en charge médicale et les soins adaptés.

Quelles aides financières peuvent accompagner l’admission ?

L’ASH et l’APA peuvent aider à financer le séjour selon les ressources et les besoins en soins du futur résident.

Que faire si le résident est sous tutelle ou curatelle ?

Le représentant légal doit signer le dossier d’admission en EHPAD et le contrat de séjour pour officialiser l’entrée et garantir la prise en charge.