Si vous accompagnez un proche dans sa demande d’admission, il est important de préparer tous les documents nécessaires dès que possible afin de faciliter la procédure. Voici les documents à fournir pour l’entrée en EHPAD public et privé. Cet exemple de procédure d’admission en EHPAD comporte les principaux éléments à soumettre, mais d’autres pièces justificatives pourraient être demandées en fonction de la situation de votre parent et des exigences de chaque établissement.

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Checklist des documents pour constituer un dossier d’admission en EHPAD

1. Le dossier national d’admission pour entrer en EHPAD

Le point de départ est le dossier national d’admission, obligatoire pour toute demande d’entrée en EHPAD, qu’il s’agisse d’un séjour permanent ou temporaire. Tous les établissements utilisent ce formulaire commun pour recueillir les informations médicales, administratives et sociales du futur résident. Ce dossier d’admission comprend :

  • le volet médical, un questionnaire de 4 pages à faire remplir par le médecin traitant, qui permet d’évaluer l’état de santé de votre proche afin de déterminer la prise en charge médicale la plus adaptée ;
  • le volet administratif, le formulaire Cerfa n°14732*03 à compléter par la personne concernée ou son représentant. Il rassemble des informations essentielles comme l’identité, la situation familiale, les ressources financières et les souhaits d’accompagnement du futur résident.

Retrouvez le dossier d’admission EHPAD en PDF.

Senior qui consulte le dossier national d'admission

2. La carte d’identité, le passeport ou le titre de séjour du futur résident

Pour constituer votre dossier, il vous faudra fournir la carte nationale d’identité, le passeport ou le titre de séjour en cours de validité de la personne âgée. Ce document permet de vérifier l’identité du futur résident et d’assurer la conformité de l’admission. L’établissement pourra également vous demander un extrait d’acte de naissance ou une photocopie du livret de famille afin de compléter le dossier pour entrer en EHPAD.

3. La carte Vitale, l’attestation de droits à l’assurance maladie

Les documents de santé comme la carte vitale et l’attestation de droits à l’assurance maladie sont indispensables. Ils permettent à l’EHPAD de garantir la prise en charge des soins médicaux et d’assurer la bonne facturation des frais de santé liés au séjour.

4. La carte de mutuelle et son attestation

La carte de mutuelle, accompagnée de son attestation, est également demandée. Elle permet de compléter la couverture des frais médicaux et de faciliter le remboursement de certaines prestations non prises en charge par l’assurance maladie. Cela pourrait concerner, par exemple, le forfait dépendance, destiné à financer l’accompagnement des personnes en perte d’autonomie. Les frais d’hébergement en EHPAD peuvent aussi nécessiter l’intervention d’une mutuelle.

5. Une copie du dernier avis d’imposition ou de non-imposition

L’EHPAD demande une copie du dernier avis d’imposition ou de non-imposition pour évaluer les ressources du futur résident. Ce document permet de déterminer les éventuelles aides financières (comme l’APL ou l’ASH) dont votre parent pourrait bénéficier, mais aussi de faciliter les démarches administratives comme l’établissement du tarif d’hébergement. Pensez à fournir le dernier avis d’imposition disponible, même si votre proche n’est pas imposable.

6. Le justificatif de domicile actuel de la personne âgée

Un justificatif de domicile récent est nécessaire afin de compléter le dossier pour entrer en EHPAD. Il peut s’agir :

  • d’une facture d’électricité, de gaz, d’eau ou d’internet ; 
  • d’une quittance de loyer ;
  • ou d’une attestation d’hébergement.

Ce document permet de confirmer l’adresse habituelle du futur résident, indispensable pour certaines aides et pour bien organiser le transfert en EHPAD.

Femme senior qui va fournir son justificatif de domicile pour confirmer son adresse

7. Le relevé d’identité bancaire (RIB)

Le RIB est demandé pour le paiement des frais d’hébergement et le versement de certaines aides financières. Le compte bancaire doit être au nom du futur résident ou, en cas de tutelle/curatelle, au nom de son représentant légal. Pensez à vérifier que le compte est bien actif et fonctionnel.

8. Le dossier médical de la personne âgée

En complément du volet médical, l’EHPAD peut vous demander un dossier médical de demande d’admission en EHPAD détaillé comprenant :  

  • les derniers comptes-rendus d’hospitalisation ;
  • les ordonnances en cours ;
  • les bilans de santé récents ;
  • les comptes-rendus de spécialistes (neurologue, cardiologue, etc.).

Ce dossier aide l’équipe soignante à préparer au mieux l’accueil et à organiser la prise en charge médicale personnalisée.

9. L’attestation de responsabilité civile

Une attestation de responsabilité civile en cours de validité est souvent demandée par les EHPAD. Elle couvre les éventuels dommages matériels ou corporels que pourrait causer votre proche au sein de l’établissement. Vous pouvez l’obtenir facilement auprès de votre assureur, via votre assurance habitation ou contrat similaire.

10. Le mandat de protection future ou le jugement de tutelle/curatelle

Si votre proche est placé sous protection juridique (tutelle, curatelle) ou a rédigé un mandat de protection future, il est indispensable de fournir une copie du document.
Cela permet :

  • de clarifier qui est habilité à signer les documents ;
  • de sécuriser les décisions administratives et médicales.

Pensez également à transmettre les coordonnées du représentant légal pour faciliter les échanges avec l’établissement.

Autres documents importants lors d’un protocole d’entrée en EHPAD

L’établissement pourrait aussi vous demander : 

Comment faire un dossier d’admission en EHPAD ?

Dans près de 80 départements, il est possible d’effectuer votre demande d’admission en EHPAD en ligne via le formulaire Viatrajectoire. Vous y trouverez une liste des établissements disponibles en fonction de vos critères et pourrez directement soumettre votre dossier d’admission en EHPAD en ligne. Cela, en un seul clic et à plusieurs établissements en même temps !

Note : si vous n’êtes pas dans une zone couverte par ce service, vous devrez contacter directement l’EHPAD de votre choix pour obtenir les documents nécessaires.

Quel est le temps d’attente pour entrer en EHPAD ?

Le temps d’attente pour entrer en maison de retraite varie en fonction de la région, du type de structure et du niveau de dépendance de votre parent (classé selon la grille AGGIR). En moyenne, après avoir constitué votre dossier d’admission en EHPAD, vous pouvez obtenir une réponse en quelques semaines ou quelques mois.

Nous vous recommandons de commencer les démarches en amont et de contacter plusieurs EHPAD pour optimiser les chances d’une admission rapide. Cela est d’autant plus important si votre proche est en situation d’urgence et que le maintien à domicile devient de plus en plus difficile.